Entretien professionnel dans la fonction publique hospitalière : comment bien s’y préparer ?

Depuis 2021, l’entretien professionnel est devenu un passage obligé dans la fonction publique hospitalière. Il a remplacé l’ancienne notation et s’inscrit désormais comme un véritable temps d’échange entre l’agent et son responsable.

Son objectif ? Faire le point sur l’année écoulée, fixer de nouveaux objectifs réalistes et parler formation, évolution de carrière, voire projets à plus long terme. En théorie, c’est un moment clé pour valoriser le travail accompli et donner des perspectives.

En pratique, beaucoup d’agents comme de cadres abordent ce rendez-vous avec appréhension. Les uns ne savent pas toujours comment se mettre en valeur ou formuler leurs besoins, les autres manquent parfois d’outils et de méthode pour conduire l’entretien de façon constructive.

Chez Phosphoria, organisme de formation continue spécialisé dans le secteur médical, nous formons chaque année des centaines de soignants et de cadres de santé aux enjeux du management et de l’évolution professionnelle. C’est pourquoi nous avons à cœur de vous donner des repères clairs et pratiques sur l’entretien professionnel. Dans cet article, nous revenons sur le cadre légal, sur le rôle particulier des cadres de santé, et nous partageons des exemples concrets pour aider les soignants – dont les aide-soignantes – à mieux se préparer. Avec, en fil rouge, des conseils pratiques pour transformer cette obligation en véritable opportunité de progression.

Le cadre légal de l’entretien professionnel dans la fonction publique hospitalière

L’entretien professionnel est venu remplacer le système de notation dans la fonction publique hospitalière. Ce changement a été instauré par le décret du 29 novembre 2010, puis précisé par l’arrêté du 23 novembre 2020, qui fixe le modèle officiel de compte rendu.

Concrètement :

• La notation chiffrée a été supprimée → désormais, chaque agent bénéficie d’un entretien annuel obligatoire avec son supérieur hiérarchique direct.
• Cet entretien a pour objectif de faire le point sur l’année écoulée, de fixer de nouveaux objectifs et d’identifier les besoins en formation.
• Il doit obligatoirement donner lieu à un compte rendu écrit, établi dans les 30 jours suivant l’entretien. Ce document est ensuite communiqué à l’agent, qui peut y ajouter ses observations.
   

Concrètement, ce rappel du cadre légal est essentiel : il garantit que l’entretien ne soit pas une simple formalité, mais bien un temps reconnu officiellement, traçable et ayant un impact réel sur la carrière des agents.

Pour les cadres de santé : comment bien conduire un entretien ?

Pour beaucoup de cadres de santé, l’entretien professionnel est un temps important, qui peut sembler exigeant au premier abord. Entre le manque de temps, la charge administrative et la peur d’un échange trop formel, il n’est pas toujours évident d’aborder ce rendez-vous avec sérénité. Pourtant, avec un peu de méthode et les bons outils, il peut devenir un véritable levier de management, un temps privilégié pour valoriser ses équipes et renforcer la dynamique collective.

1. Préparer l’entretien en amont

Savoir mener un entretien est une compétence importance en tant que cadre de santé. Un entretien réussi se joue dès la préparation. Relire les objectifs fixés l’année précédente, observer le fonctionnement de l’équipe et identifier 3 ou 4 priorités claires à discuter permet d’arriver serein le jour J. L’idée n’est pas d’empiler une série de points à cocher, mais de cibler les points qui comptent vraiment pour l’agent et pour le service.

Astuce pratique :  notez à l’avance des exemples concrets (situation réussie, point d’amélioration) pour rendre l’entretien plus vivant et précis.

⚠️ Piège à éviter : se laisser influencer par un seul élément marquant (effet de halo) ou par des préjugés (“il est jeune diplômé, il ne connaît pas la pratique”). Essayez de garder une vision globale et factuelle.

2. Créer un climat de confiance

Un entretien professionnel n’est pas non plus un interrogatoire. Dîtes vous que c’est avant tout un moment de dialogue. Vous devez adopter une posture d’écoute active, poser des questions ouvertes et laisser de la place à l’agent pour s’exprimer fait toute la différence. C’est aussi l’occasion de reconnaître le travail accompli, même dans des conditions parfois difficiles.

Astuce pratique :  commencez par valoriser une réussite avant d’aborder les axes d’amélioration → cela installe un climat positif.

⚠️ Dérives à éviter : transformer l’échange en monologue du cadre, en succession de reproches ou au contraire en simple formalité. L’entretien doit garder du sens et créer une vraie dynamique constructive.

3. Co-construire des objectifs réalistes

Plutôt que de fixer des objectifs de manière unilatérale, il est toujours plus efficace de les co-construire avec l’agent. Des objectifs réalistes, atteignables et adaptés à son métier (aide-soignant, infirmier, administratif…) seront bien mieux acceptés et deviendront un vrai levier de motivation.

Astuce pratique :  utilisez la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) pour formuler chaque objectif.

⚠️ Attention aux biais : certains agents plus à l’aise à l’oral risquent de mieux “vendre” leur travail. Ne laissez pas les plus discrets de côté : encouragez-les à s’exprimer pour qu’ils aient la même reconnaissance.

4. Rédiger et valoriser le compte rendu

Élément très important à ne pas oublier : le compte rendu. Le compte rendu n’est pas une simple formalité : c’est le document officiel qui fixe les échanges et les objectifs convenus. Il doit être rédigé dans les 30 jours suivant l’entretien, puis signé par le cadre et notifié à l’agent, qui peut y ajouter ses observations.

Bien rédigé, il :

• assure une traçabilité claire des décisions prises,
• sécurise l’évaluation en cas de contestation,
• donne à l’agent un support concret pour suivre ses progrès et préparer son prochain entretien.
   

Astuce pratique : appuyez-vous sur le modèle officiel de compte rendu (arrêté du 23 novembre 2020). Il guide pas à pas la rédaction et évite les oublis : identité de l’agent, bilan des compétences, objectifs fixés, besoins en formation, perspectives d’évolution.

5. Se former pour être à l’aise dans le rôle d’évaluateur

Conduire un entretien n’est pas inné. C’est un savoir-faire qui s’acquiert. Chez Phosphoria, nous proposons des formations continues pour cadres de santé ainsi, que des formations en distanciel, spécifiquement pensées pour accompagner dans cet exercice :

• Comprendre la réforme des entretiens professionnels : pour maîtriser le cadre légal, savoir ce qui doit figurer dans le compte rendu et éviter les erreurs fréquentes.
• Pratiquer l’entretien annuel individuel (EAI) avec simulation en santé : une formation immersive, avec mises en situation, pour s’entraîner concrètement et adopter une posture d’évaluateur juste et constructive.
   

En vous formant, vous transformez l’entretien d’une contrainte en véritable outil managérial : un temps pour valoriser, accompagner et faire grandir vos équipes.

Envie de creuser encore plus le sujet ? Vous pouvez télécharger ce guide d’entretien produit par l’ANFH

Pour les agents : comment bien se préparer à l’entretien ?

Si vous êtes aide-soignant, infirmier, agent administratif ou tout autre professionnel de la fonction publique hospitalière, l’entretien professionnel peut parfois être vécu comme un moment stressant. Pourtant, bien préparé, il devient une réelle opportunité de mettre en avant votre travail, de discuter de vos difficultés et d’ouvrir la porte à de nouvelles perspectives d’évolution. C’est aussi un moment privilégié pour exprimer vos besoins en formations continues pour aide-soignants et infirmiers, essentielles pour développer vos compétences et progresser dans votre carrière.

Pourquoi se préparer ?

Un entretien professionnel a des conséquences concrètes sur votre carrière. Les appréciations qui y figurent peuvent influencer vos perspectives d’avancement, l’attribution de certaines primes ou encore vos possibilités de formation. C’est donc bien plus qu’un rendez-vous formel : c’est un moment qui peut façonner votre parcours professionnel.

Prendre le temps de vous préparer vous permet aussi de valoriser vos réussites, de donner de la visibilité à vos efforts et de montrer votre engagement dans le service. Enfin, c’est l’occasion idéale pour exprimer vos besoins, vos difficultés ou vos envies de progression.

Quels objectifs peuvent être fixés ?

Les objectifs définis lors de l’entretien servent à orienter votre travail pour l’année à venir. Ils doivent être clairs, réalistes et adaptés à votre métier.

• Objectifs qualitatifs : améliorer la relation avec les patients, renforcer la communication au sein de l’équipe, appliquer plus rigoureusement les protocoles de soins (etc)
• Objectifs quantitatifs : participer à deux formations dans l’année, optimiser la gestion du matériel, réduire les erreurs de transmission d’informations (etc)

Exemple spécifique pour une aide-soignante : mieux organiser les soins d’hygiène, fluidifier la communication avec les familles, ou encore trouver des façons d’optimiser le temps consacré à chaque patient.
 

Ces objectifs ne doivent pas être perçus comme une contrainte mais comme des jalons pour progresser dans votre quotidien professionnel.

Sur quels critères serez-vous évalué ?

Lors de l’entretien, le cadre de santé ou le supérieur hiérarchique se base sur plusieurs critères communs à l’ensemble de la fonction publique hospitalière :

• La qualité et la sécurité des soins apportés aux patients.
• Le savoir-être : communication, respect, relation avec les collègues et les familles.
• La capacité d’adaptation face aux imprévus et le sens de l’organisation.
• L’implication dans la vie du service, la participation aux projets collectifs et à l’amélioration du fonctionnement quotidien.
   

Ces critères sont là pour donner une vision globale de votre rôle en tant que cadre de santé : non seulement vos compétences techniques, mais aussi votre posture professionnelle et votre contribution à la dynamique d’équipe.

Quelles questions reviennent le plus souvent ?

Même si chaque entretien est différent, certaines questions reviennent fréquemment :

• Quelles réussites souhaitez-vous mettre en avant cette année ?
• Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans votre quotidien ?
• Quelles compétences aimeriez-vous développer ?
• Quelles formations pourraient vous aider à progresser dans votre poste ?
   

Anticiper ces questions permet d’arriver plus serein et d’éviter les réponses vagues. Préparez à l’avance des exemples précis de réussites ou de situations qui illustrent vos compétences. Vous montrerez ainsi votre professionnalisme et votre engagement.

Un conseil pour arriver serein

Notez vos réussites, vos points de difficulté et vos besoins de formation avant le rendez-vous. Même quelques lignes griffonnées suffisent à structurer vos idées et à éviter le stress. En arrivant préparé, vous donnez du poids à votre parole et transformez l’entretien en un véritable échange constructif.

La grille d’évaluation 

Vous l’aurez compris, l’entretien professionnel ne se résume pas à une simple discussion. Pour être utile, il doit s’appuyer sur un support clair, partagé et officiel : la grille d’évaluation. C’est le fil conducteur qui permet de structurer l’échange, d’éviter les oublis et de garantir une évaluation équitable entre les agents.

Que contient une grille type dans la FPH ?

Une grille officielle comprend généralement :

• Informations administratives : identité de l’agent, fonction, service, date de l’entretien.
• Bilan des objectifs passés : ce qui a été atteint, ce qui reste à améliorer.
• Évaluation des compétences : savoir-faire techniques, organisation, application des protocoles, relation avec les patients et les équipes.
• Savoir-être : communication, esprit d’équipe, respect des collègues et des familles.
• Objectifs pour l’année à venir : clairs, réalistes et adaptés au poste (aide-soignant, infirmier, administratif…).
• Besoins en formation : pour accompagner la montée en compétences.
• Appréciation générale du cadre de santé, et commentaires de l’agent.
  
   

Télécharger la grille officielle

Pour vous aider à préparer ou à conduire vos entretiens, nous mettons en téléchargement la grille d’évaluation officielle que vous pouvez aussi retrouver ici. 

👉 Télécharger la grille d’évaluation (PDF/Word)]